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Frische Lebensmittel aus Norddeutschland

ELO eG setzt Transport-Management-Software WinSped beim Handel ein.

von pd

Dank der neuen Software konnte ELO Zeit, Kosten und Ablauf in der Logistik optimieren. (Bild: zvg)

Schnell und frisch ans Ziel: Beerenfrüchte und Gemüse, die im Regelfall aus dem norddeutschen Raum stammen, stehen beim Erzeugergrossmarkt Langförden-Oldenburg (ELO eG) im Mittelpunkt. Je nach natürlichem Wachstumszyklus werden die Produkte geerntet und in den entsprechenden Zeiträumen auf dem Markt angeboten. Um den Lebensmitteleinzelhandel, Industrie, Grossverbraucher und Grossmärkte effektiv zu beliefern, nutzt das Unternehmen die Transport-Management-Software WinSped der LIS AG aus Greven. Dabei steuert die ELO eG hauptsächlich Kunden in Deutschland an, hat aber auch Abnehmer in Skandinavien, Grossbritannien sowie Ost- und Südeuropa.

Im Ortsteil Langförden in Vechta ansässig, verfügt die 1950 gegründete ELO eG über zwei grosse Standorte und insgesamt 76 Mitarbeiter. Neun Angestellte agieren im Bereich der Lkw-Disposition und arbeiten mit den 20 fest angestellten Kraftfahrern zusammen. Mit 17 Kühl-LKW umfasst der eigene Fuhrpark eine grosse Zahl moderner Fahrzeuge zur Abwicklung täglicher Aufträge. Beim Aufkommen in der Saison fertigt die ELO eG an sieben Tagen in der Woche innerhalb von 24 Stunden jeweils 80 bis 120 Lkw-Ladungen ab Langförden ab. Dabei hat sich das Unternehmen auf den Transport der eigenen Produkte, Kartonagen und Mehrwegverpackungen sowie die Abwicklung von Cross Docking und Rückladungen spezialisiert. Um die anfallenden Aufgaben erfolgreich zu bewältigen, nutzt ELO die Transport-Management-Software WinSped der LIS AG. Diese dient im Bereich der Sammelladungen als Tool zur Disposition, Lagersteuerung und Auftragsvergabe.

Umstrukturierung mit WinSped

Im Sommer 2011 beschloss ELO, eine eigene Dispo-Abteilung zu gründen. In den Jahren 2007 bis 2012 hatte das Unternehmen noch einen Hauptspediteur im eigenen Haus mit der Zentraldisposition beauftragt. Die Neueinrichtung der Abteilung war in einem Zeitfenster von zwei Monaten abzuwickeln, wobei eine komplette Büroeinrichtung sowie eine Speditionssoftware notwendig waren. Täglich galt es 80 Touren zu disponieren, zu beauftragen und abzurechnen. Mit vier Mitarbeitern nahm die neue Dispoabteilung den Betrieb auf. Zwei Mitglieder des Teams konnten bereits in ihren vorherigen Tätigkeiten Erfahrungen mit der Transport-Management-Software WinSped sammeln. Zudem verwendete der ehemalige Hauptspediteur bereits die Software der LIS AG. Dementsprechend entschied sich ELO für WinSped, um die Schnittstelle zur Warenwirtschaft aufrechtzuerhalten und eine Vielzahl bekannter Drucke schnellstmöglich an die neue Installation anzubinden. «Kontakt zu LIS besteht von meiner Seite bereits seit 2003. Während meiner alten Tätigkeit konnte ich mir viele Bereiche des Programms aneignen. Aufgrund meiner Vorkenntnisse über die Software konnten neue Mitarbeiter im Umgang mit WinSped ausführlich geschult werden», sagt Jan Köhler, Leiter der Disposition der ELO eG.

Breites Spektrum an Modulen im Einsatz

Durch eine zusätzliche Anbindung an das Werk I, das Werk II, ELOFROST und Oldenburger-Münsterland-Pilze in Goldenstedt ermöglicht die Software fünf Disponenten, zwei Mitarbeitern der Rückabfertigung und zwei Auszubildenden den reibungslosen Einsatz von WinSped. Neben dem Grundsystem nutzt ELO die WinSped-Module Disposition, Abfertigung, Ladung und Teilladung, Fahrzeugeinsatzplanung, Lademittelverwaltung und DMS Professional. Die Verwendung der vielfältigen Software ermöglicht dem Unternehmen die Reduzierung des Aufwands und die Verringerung des Bedarfs an zusätzlichem Personal, der durch starkes Wachstum von ELO hervorgerufen wurde. Eine Vereinfachung der Teilbereiche – dazu zählt beispielsweise die Abfertigung von Cross Docking oder der Archivierung in der Rückabfertigung – geht mit der Anwendung einher. Letztlich konnten die Faktoren Zeit, Kosten und Ablauf optimiert werden. Zudem konnten weitere Vereinfachungen erzielt werden: «Durch die Sendungsrecherche in WinSped erhalten Nutzer Informationen über Sendungen, Anlieferzeiten und Frachtpreise aus der Vergangenheit. Die Verwendung der Oberfläche ist selbsterklärend, sodass neue Anwender problemlos ihre Tätigkeit aufnehmen können. Ausserdem arbeiten viele Nutzer mit WinSped gleichzeitig in allen Bereichen», so Köhler.

Aufträge abwickeln leicht gemacht

Über eine Schnittstelle aus der Warenwirtschaft Gromas für ELO eG und aus SAP für ELOFROST werden Aufträge in WinSped integriert. Eingepflegte Bestellungen stehen nun unter den disponierbaren Sendungen. Neben den allgemeinen Daten wie Lieferschein- und Bestellnummer sowie Datum und Zeit geht nun auch die Anzahl der Paletten, Artikel, Kolli und Verpackungsmittel hervor. Mit dem Modul Disposition stellen die Disponenten nun die Touren zusammen. Neben der Aufteilung auf Spediteur und LKW werden im Hintergrund Frachterlöse und -preise anhand der hinterlegten Konditionen berechnet. Ändert sich der Tourstatus, erhält der Spediteur automatisch einen Transportauftrag. Ebenso bekommt der Auftraggeber eine Bestätigung mit voraussichtlicher Anlieferzeit, Kennzeichen und Telefonnummer des entsprechenden Lkws. Die Buchung der Lademittel erfolgt anhand der Tournummer nach Verladung im Lager. «Abschliessend endet die Tour mit der elektronischen Zustellung der Ablieferbelege. Der Spediteur erhält eine Gutschrift und der Auftraggeber eine Quittung sowie die Frachtrechnung», weiss der Dispositionsleiter. Jährlich bearbeitet ELO knapp 32 000 eigene Sendungen, die über die Datenfernübertragung von ELO oder ELOFROST kommen. Hinzu kommen zirka 29 000 Lieferungen, die manuell erfasst werden. Im Ergebnis disponiert das Unternehmen hierdurch mehr als 20 000 Touren.

Problemlose Kopplung

In verschiedenen Bereichen läuft das Zusammenspiel von WinSped und anderen Systemen nahtlos ab: Beispielsweise wird bei Reklamationsmeldungen vom Kraftfahrer zum Disponenten eine Statusmeldung erfasst. Diese zeigt Gründe und Lieferabweichungen auf. Anschliessend sendet das System automatisch eine E-Mail an den Auftraggeber oder Kundenbetreuer. Angehängt befindet sich der Auftrag inklusive Statusmeldung. Der Kunde reagiert entsprechend auf die Meldung und sendet seine Verfügung per Fax oder E-Mail zurück. Ebenso bietet WinSped eine passende Verbindung zum Telematik-System von ELO: Für die fuhrparkeigenen Lkws nutzt das Unternehmen TomTom. Im Bereich der Schnittstellen aus Gromas und SAP überträgt das Unternehmen Daten in beide Richtungen. Die Warenwirtschaft erhält so aus WinSped Tourkopfdaten und Frachtkosten für die einzelnen Sendungen. «Auf diese Weise kann der Verkauf mit Echtdaten Transportkosten für künftige Verkäufe feststellen und beachten», fasst Köhler abschliessend zusammen.