Datum: Technologie:

Sorgfaltspflicht bei Produktstammdaten

Der uneinheitliche Austausch von Produktinformationen führt zu mangelhafter Qualität der Informationen. Vertrauenswürdige Produktstammdaten können nur über einen Stammdatenpool ausgetauscht werden.

von Manuel Fischer

Müeslis bestehen in der Regel aus bis zu 15 verschiedenen Einzelzutaten; deren Zusammenwirken im Herstellprozess kann einen Einfluss auf die Risikobewertung von Allergenen haben.

Unablässig und auf verschiedensten Kanälen übermitteln Geschäftspartner der Konsumgüterbrache untereinander eine grosse Menge an Informationen über ihre Produkte. Ein fiktives Beispiel: Kunde Y telefoniert einem Mitarbeiter des Unternehmens A zu spezifischen Produkteigenschaften, da Y selbst von seiner Kundschaft kritische gesundheitsrelevante Fragen zu Eigenschaften einer Snack-Mischung erhielt. Wir stellen uns vor, dass Y mehrere Dutzend Artikel von A bezieht. Deren Rezepturen sind aber vor ein paar Monaten geändert worden. Das produzierende Unternehmen A reagierte auf das gesteigerte Gesundheitsbewusstsein der Konsumenten. Mit weniger Salz und weniger gesättigen Fettsäuren pro 100 Gramm sollen die Marktchancen längerfristig gesichert werden. Bloss verfügt Kunde Y noch über die ältere Zutatenliste oder Nährwerttabelle; diese Angaben sind seit 5 Jahren nicht mehr aktualisiert worden. A sendet an Y nach dem Telefonat eine Excel-Liste. Y tippt schliesslich die Daten in die betriebseigene Business-Software ein.

Supply-Chain-Manager aus der Industrie bestätigen, dass der Austausch von Stammdaten mit der Kundschaft noch immer in unterschiedlichsten Formaten und Technologien erfolgt. Der Versand von B2B- wie B2C-relevanten Produktstammdaten mittels Excel- und Word-Dateien, mittels pdf-Datenblättern und ergänzenden telefonischen Nachfragen verursacht zusätzliche Arbeit. Die Folge davon erläutert Matthias Schwyn, Supply Chain-Manager beim Müeslimixhersteller bio-familia AG: «Aufgrund des manuellen Abgleichs tauchen immer wieder Fehler auf und beeinträchtigen das Tagesgeschäft, da der Prozessablauf gestört wird.»
Ein weiteres Unding in sehr vielen Unternehmen: Produktstammdaten liegen nicht zentral gebündelt vor, sondern verstreut in Abteilungen und deren Mitarbeitern – etwa in der Entwicklungsabteilung, im Vertrieb, im Marketing und bei externen Agenturen. Dabei werden solche Stammdaten in unterschiedlichen Formaten abgespeichert oder sind womöglich nur als Druckversion verfügbar.

Der Nutzen von Stammdaten

Im historischen Zeitlauf betrachtet, geraten Produktstammdaten relativ spät ins Blickfeld des Interesses von Organisationen, die sich um die Durchsetzung globaler Standards zur Rationalisierung des Warenflusses kümmern. Da ging es zuerst um die eindeutige Produkt-Identifikation einer Verkaufseinheit an der Kasse. Sehr bald geriet die Logistik in den Fokus. Typische Prozesse der Lagerhaltung, der Kommissionierung konnten standardisiert und vereinfacht werden, aufgrund der Einführung eindeutiger Identifikationszeichen (z.B. GS1-128-Barcode) zur Kennzeichnung von Paletten, Behältern oder anderer Objekte.
Mit der Zeit wuchs der B2B-Informationsbedarf zu Eigenschaften eines Produkts. Angesichts der Überfülle von Artikeln, die alle in die heiss begehrten, aber räumlich begrenzten Regale drängen, wollen die Grossverteiler zahlreiche Fragen schon im Vorfeld des Vertriebs geklärt haben: Welche Dimensionen (Länge, Breite) hat der Artikel, wie viele Varianten? Muss der Artikel gekühlt, tiefgekühlt oder unter üblicher Raumtemperatur gelagert werden? Sind auf dem Reinigungsmittel Gefahrenstoffhinweise aufgebracht?

Nun stossen die Konsumenten hinzu, die sich über digitale Kanäle informieren wollen. Einerseits ist der Bedarf nach mehr oder weniger verzehrfertigen Lebensmitteln weiterhin beträchtlich, andererseits ändern sich die Ernährungsgewohnheiten: Man will gesünder und besser essen, ohne dafür sehr viel Zeit aufwänden zu müssen. Zudem sind Ernährungsthemen trendy und werden medial wirksam aufbereitet. «Das Bedürfnis nach verlässlichen Informationen zu Produktstammdaten hat in den letzten Jahren stark zugenommen. Fast täglich erhalten wir Anfragen von Konsumenten», sagt Matthias Schwyn von bio-familia.

Das Unternehmen kommt dem Bedürfnis nach gesicherter und zuverlässiger Information entgegen. «Unsere Müeslis bestehen in der Regel aus bis zu 15 verschiedenen Einzelzutaten; deren Zusammenwirken im Herstellprozess kann einen Einfluss auf die Risikobewertung wie z.B. das allergenes Potential haben», so Schwyn. Markant gestiegen sind auch die Anfragen aus dem Detailhandel; dies vor dem Hintergrund gesetzlicher Anpassungen wie der Lebensmittel-Informationsverordnung (LMIV) der Europäischen Union.
Auch Kliniken, Gastronomiebetriebe, Online-Shops wollen mit derselben Treffsicherheit absolut verlässliche Informationen über Zutaten, Nährwerte und Allergene erhalten.

Sorgfaltspflicht für Hersteller und Handel

Angesichts der erhöhten Anforderung an die Aktualität und Qualität der Produktstammdaten werden die Pflichten neu ausgehandelt. Jean-Luc Schmutz, Qualitätssicherungs-Verantwortlicher beim Grosshandelsunternehmen Pistor, erläutert den Wandel: «Noch vor wenigen Jahren bekamen wir von den Lieferanten Datenblätter, die wir als Team in unser System eingetragen haben. Mit dem raschen Wachstum des Sortiments forderten wir die Lieferanten auf, ihre Produktinformationen selber über eine Internet-Schnittstelle in unser System einzupflegen.» Primär sind nun die Lieferanten (in der Regel Marken-Eigner) in der Sorgfaltspflicht. «Es war schon eine Umstellung für unsere Lieferanten, dass sie von nun an für die Datenqualität gerade stehen und die Daten vollständig liefern und aktualisiert halten müssen», so Jean-Luc Schmutz von Pistor. Kein Produkt kommt bei Pistor in den Verkauf, wenn es nicht den Anforderungen des unternehmenseigenen

Produktinformationssystems genügt.

Überdies kann das Pistor-System das Datum der eingegebenen Produktstammdaten automatisch auswerten. Eine Status-Funktion erinnert Pistor-Mitarbeitende nach einer bestimmten Frist X daran, nach aktualisierten Produktstammdaten zu fragen. «Wir gehen also direkt auf unsere Lieferanten zu.» Das Pistor-Team übernimmt die Eingabe der Produktstammdaten nur noch bei einigen Kleinproduzenten und bei Importeuren (um die Korrektheit der Dateneingabe in den diversen Landessprachen zu gewährleisten).

Erfahrungsaustausch und Zielstrebigkeit

Angesichts der vielfältigen Bedürfnisse liegt es auf der Hand, nach Vereinfachung und Normierung des elektronischen Datenaustausches zu rufen. Eines der offenen Online-Datenaustauschplattformen ist Trustbox, welche die Organisation GS1-Schweiz ihren Mitgliedern zur Verfügung stellt. Sie wurde, so Domenic Schneider von GS1-Schweiz, «als Schweizer Lösung für den Schweizer Markt» entwickelt. Die Anzahl Attribute zur Verkaufseinheit (70 an der Zahl), welche publiziert werden müssen, ist vergleichsweise bescheiden und erfüllt die Vorgaben des neuen schweizerischen Lebensmittelgesetzes. Trustbox richtet sich zudem an die Bedürfnisse von E-Commerce, von

App-Entwicklern.

Die Forderung nach barrierefreiem, digitalem Zugang zu vertrauenswürdigen Produktstammdaten betrifft alle Player aus Handel wie Industrie. Multinational agierende Herstellerfirmen und grosse Handelsketten brauchen oft mehr Anlaufzeit, um diese Forderung zu erfüllen als in KMU, wo Entscheidungen schneller gefällt werden können.
Angesichts des nach wie vor unbefriedigenden Zustandes hilft der gegenseitige Austausch von Erfahrung und Wissen Unsicherheiten zu beseitigen und Gewissheiten und Zielsetzungen zu festigen. Matthias Schwyn, der den Stammdaten-Workshop im Juni dieses Jahres besuchte, formuliert es so: «Wir sind für die Praxis bestärkt worden. Nur ein Stammdatenpool kann die Bereitstellung vertrauenswürdiger Produktinformation für alle User gewährleisten. Wir sind alle gefordert.»
redaktion@alimentaonline.ch