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Neue Esskultur am Arbeitsplatz

Der in Holz verkleidete intelligente Kühlschrank machts möglich: Essen wie im Lieblingsrestaurant, nur viel günstiger. Zur Optimierung der eigenen Abläufe setzt die Firma FELFEL auf Abacus-Software.

von pd

FELFEL ermöglicht Essen wie im Lieblingsrestaurant am Arbeitsplatz.

Traditionelle Mitarbeiterverpflegung ist eine teure Angelegenheit für den Arbeitgeber und typischerweise mit viel Administration verbunden. Für die Mitarbeitenden ist das Mittagessen im Restaurant oft zeitaufwendig und in der Regel teuer. Sandwiches sind meist keine gute Alternative für eine gesunde Verpflegung und auf Dauer eintönig.

In diese Lücke springt FELFEL mit ihrem preisgekrönten Konzept: Essen wie im Lieblingsrestaurant für jeden Mitarbeitenden, nur viel günstiger: Mittagessen ab 8 Franken, Frühstück & Snacks ab 1.50. Die über zwanzig frischen Gerichte ändern sich wöchentlich und werden täglich von den besten lokalen Köchen in der Schweiz zubereitet. Authentisches «Bangladeshi Curry» oder doch lieber herzhafte Schweizer Spätzli mit Gulasch? Im FELFEL findet jeder sein Lieblingsgericht.

Wie funktioniert es? FELFEL ist ein «Rund­um-Service». Der Arbeitgeber bezahlt eine fixe, monatliche Servicepauschale – FELFEL übernimmt den kompletten Service für die Verpflegung. Das einzige, was der Arbeitgeber zur Verfügung stellt, ist eine Steckdose. Mit dem Badge können die Mitarbeitenden Essen beziehen, bezahlt wird mit der Kreditkarte, welche mit dem Badge verknüpft ist. Mit dieser intelligenten Technologie hat FELFEL die günstigste Möglichkeit geschaffen, dass jedes Unternehmen ab 50 Personen seinen Mitarbeitenden gesunde Verpflegung anbieten kann. Bereits über 80 Betriebe von Genf bis Liechtenstein, darunter auch Unternehmen wie Pictet, Nespresso, Navyboot, Bär & Karrer haben sich bei der Mitarbeiterverpflegung für FELFEL entschieden.

Abacus-Software

Die Software zur Bewirtschaftung der Kühlschränke ist eine Eigenentwicklung von FELFEL. Für die betriebswirtschaftlichen Abläufe vertraut das Unternehmen auf Abacus. Evaluiert wurden zuvor mehrere Anbieter. Den Ausschlag zugunsten der Abacus-Software habe unter anderem ein gutes Gefühl gegeben, berichtet Jürg Schläpfer, CFO von FELFEL. Zu seiner Begründung sagt er: «Ich kannte Abacus von meiner früheren Tätigkeit bei einem grossen Wirtschaftsprüfer und wusste, dass die Lohnverarbeitung von Abacus das Nonplus­ultra in der Schweiz ist. Sogar internationale Konzerne, die sonst andere Lösungen benutzen, wickeln ihre Löhne hierzulande mit Abacus ab.»

Wichtig für das rasch wachsende Unternehmen war zudem, dass die Abacus-Software skalierbar ist und somit mit einem steigenden Datenvolumen bestens klarkommt. Sollten neue Bedürfnisse entstehen, kann die Abacus-Software problemlos erweitert werden. Zum Entscheid beigetragen hat ausserdem, dass mit Fidevision ein kompetenter Abacus-Partner zur Verfügung steht.

Implementierung erfolgte in Rekordzeit

Die Zeit von der Evaluation bis zur Inbetriebnahme war kurz: Die Implementierung sollte lediglich fünf Wochen beanspruchen. Dieses Ziel war rekordverdächtig, wurde jedoch weitgehend erreicht. Der papierlose Visumsprozess nach dem Vier-Augen-Prinzip war sehr schnell eingeführt und hat sich seitdem bewährt. Bereits einen Monat später wurden auch die Löhne über Abacus abgewickelt.
Prioritär für FELFEL waren die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung. Die Abo-Daten mit den Informationen, welcher Kunde wie viele Kühlschränke unter Vertrag hat, der Preis, das Verrechnungsintervall und die Kontaktperson werden im Kundenstamm der Debitorensoftware verwaltet. Damit erfolgt das Verrechnen des Services denkbar einfach: Beim Starten des Fakturierungsprogramms muss nur der Debitor eingegeben werden. Danach werden sämtliche benötigten Daten aus dem Kundenstamm in den Auftrag geladen und die entsprechenden Fakturierungspositionen erzeugt. Die Mitarbeitenden müssen lediglich den erstellten Rechnungsvorschlag prüfen und bestätigen, womit schliesslich eine Fakturierung abgeschlossen ist. Gleichzeitig wird das «Verrechnet bis»-Datum zurück in den Kundenstamm geschrieben. Die Rechnung wird zusammen mit weiteren Informationen zum Vertrag per E-Mail an die zuständige Kundenbetreuerin geschickt, die sie mit persönlichen Worten an den Kunden weiterleitet. Damit man bei FELFEL weiss, wann welche Gebühren zur Fakturierung fällig sind, wurde von Fidevision ein Report erstellt, der die offenen Fakturierungen der folgenden drei Wochen ausweist.

Spesen mit AbaCliK stets abrufbereit

Als ein Highlight erleben die FELFEL-Mitarbeitenden AbaCliK. Dank dieser App können sie Spesen ganz einfach auf ihrem Smartphone erfassen, indem sie die Belege fotografieren und sie anschliessend zur Weiterverarbeitung den Vorgesetzten senden. Das System bietet nur so viele Optionen, Konti und Spesenarten an, wie nötig sind und mit dem Teamleiter definiert wurden. Das zuvor eingesetzte System stellte zwar mehr Möglichkeiten zur Verfügung, verlangsamte aber die Anwendung unnötig und wies zudem mehr Fehlerpotenzial auf. Von AbaCliK werden die Daten ins Lohnsystem von Abacus übergeben, wo sie für die weitere Verarbeitung zur Verfügung stehen. «Spesen erfassen, geht super schnell und ganz einfach», bestätigt FELFEL-Mitgründerin Daniela Steiner.

Fazit
Abacus läuft bei FELFEL seit einem halben Jahr zur vollsten Zufriedenheit. Das System laufe stabil und bei Bedarf sei der Support durch Fidevision rasch und zuverlässig zur Stelle, berichtet CFO. Weil Abacus ausbaubar ist, denkt man daran, inskünftig auch andere Unternehmensprozesse von FELFEL ins Abacus zu integrieren wie zum Beispiel das Flottenmanagement mit Hilfe des Softwaremoduls AbaFleet. Für ihr innovatives Angebot erhielt FELFEL im 2017 den Swiss Economic Forum Award.