Kein Stift, kein Papier, keine Nachbearbeitungszeit und eine übersichtliche Datenorganisation. Mit SensoCHECK können Vor-Ort-Kontrollen effizienter durchgeführt werden.

Mit zunehmender Grösse und Komplexität eines Unternehmens steigen die Anforderungen der internen und externen Stakeholder. Diese Ansprüche müssen sowohl bei der Bereitstellung von Infrastruktur und Materialien als auch beim Definieren der Prozesse berücksichtigt werden. Um die Umsetzung der Vorgaben zu überprüfen, muss eine effektive Qualitätssicherung insbesondere am «Ort des Geschehens» stattfinden und nicht im stillen Kämmerlein. Anforderungen und Herausforderungen Die Lebensmittelsicherheits-Standards ver­langen, dass die für die Produktanforderung relevanten Aufzeichnungen detailliert und lückenlos geführt werden. Dazu gehören verschiedenen Kontrollen vor Ort wie interne Audits, Hygienerundgänge, Reinigungsüberprüfungen, Sicherheitsrundgänge, Lieferantenaudits, Bruchlistenkontrolle, Kontrollen zur Überwachung von Fremdkörpern etc. Bei den meisten dieser Checks am «Ort des Geschehens» handelt es sich um eine Verifikation, ob die spezifischen Anforderungen richtig umgesetzt werden. Es werden Checklisten verwendet, welche bei der Durchführung der Checks helfen, den Überblick über die zu kontrollierenden Punkte zu haben. Feststellungen werden mit Notizen dokumentiert und mit Fotos oder Nachweisdokumenten belegt. Bei Nichtkonformitäten müssen Massnahmen definiert und deren Umsetzung überwacht werden. Oft ist es unvermeidbar, dass der Bericht erst nachträglich, mit Hilfe von handschriftlichen Notizen, Fotos und Belegen aus der Inspektion, erstellt wird. Zur Überwachung der Massnahmen werden zudem oft separate Listen geführt, wo die Terminierung und die Verantwortung der Umsetzung definiert ist. Durch die umständliche Datenerfassung vor Ort und den damit verbundenen Medienbrüche sind Vor-Ort-Kontrollen sehr arbeitsintensiv. Je nachdem, wie die Berichte verfasst werden, ist es schwierig daraus Kennzahlen zu erstellen. Bei den unterschiedlich organisierten Datendokumentationen und oft seitenlangen Berichten besteht zudem die Gefahr, dass der Überblick verloren geht und dass analog erfasste Daten nur mit zeitlich grossem Aufwand oder gar nicht mehr auffindbar sind. «Check 4.0» – ohne Zettel und Stift Mit der richtigen Software werden Selbstkontrollen unmittelbar dokumentiert und es erübrigen sich nicht nur Zettel und Stift, sondern auch das Übertragen der Befunde in die bestehenden Systeme. Was, wann und wie überwacht werden muss, ist bei jedem Unternehmen unterschiedlich. Nicht nur die Art, Häufigkeit und Verantwortlichkeiten der Kontrollen muss unternehmensspezifisch und sorgfältig geplant werden, sondern auch wie deren Ergebnisse dokumentiert und ausgewertet werden. Dies führt zu sehr unterschiedlichen Lösungen, welche selten mit nicht spezialisierter Standard-Software unterstützt werden kann. Eine effiziente und die Mitarbeiter in ihrer Dokumentationsarbeit entlastende Software muss den intern gelebten Prozess abbilden können. Bei vielen Software-Lösungen muss sich jedoch der Dokumentationsprozess der Software anpassen, was oft nicht dem realen Ablauf vor Ort entspricht. Eine solche Digita­lisierung wird von den Mitarbeitern weder ­verstanden noch geschätzt und führt nicht ­selten zu einer zeitlichen Mehrbelastung statt einer Entlastung. In vielen Unternehmungen sind darum Vor-Ort-Checks häufig nicht in die Digitalisierung integriert. Die bestehende Unternehmenssoftware ist primär auf die Unternehmensbereiche, wie Produktion, Logistik sowie Verkauf ausgerichtet und ist nicht dazu ausgelegt, Kontrollen vor Ort zu dokumentieren und daraus resultierende Massnahmen zu überwachen.  SensoCHECK-Software – für Checks im digitalen Qualitätsmanagement Die Inspektions-Software SensoCHECK wurde speziell für Kontrollen entwickelt, welche am «Ort des Geschehens» stattfinden. Checklisten können einfach erstellt und flexibel den Anforderungen des Unternehmens an­- gepasst werden. In einem übersichtlichen Menu werden die verschiedenen Checks geplant und verwaltet.  Die Erfassung der Daten während der Checks erfolgt direkt im System, online oder offline über Tablet, Smartphone, Notebook, bzw. PC. Neben schriftlichen No­- tizen können auch Fotos oder Audiodateien ohne Medienbruch direkt ins System eingegeben werden. Werden während dem Check Nichtkonformitäten festgestellt, können Massnahmen mit entsprechender Terminierung und Verantwortlichkeit direkt in SensoCHECK erfasst werden. Die für die Umsetzung und Überwachung der Massnahmen verantwortlichen Personen werden automatisch per Email informiert und erinnert. Die Umsetzung und Verifikation der Massnahmen können ebenfalls direkt im System dokumentiert und überwacht werden. Arbeitsaufwändige Berichte werden automatisch und nach individuellen Anforderungen ge­- neriert. Über Schnittstellen kann SensoCHECK einfach Daten weiteren digitalen Betriebssystemen austauschen und synchronisieren. Durch die einfache Gestaltung und Verwaltung der Fragebögen können neben den klassischen Vor-Ort-Kontrollen, wie Audits oder Betriebsrundgänge, auch andere relevante Datenerfassungen wie Wareneingangs- oder Linienkontrollen erfasst und ausgewertet werden.  Die analogen Lücken der Selbstkontrollen im QM-System werden mit SensoCHECK geschlossen. Durch die Digitalisierung dieser Prozesse können die Daten besser analysiert, Schwachstellen schneller erkannt und mit gezielten Entscheidungen der kontinuierliche Verbesserungsprozess effektiv vorangetrieben werden. *Die Autoren arbeiten bei SensoPLUS www.sensoplus.ch/software redaktion@alimentaonline.ch